Användarguide

Roller och behörigheter

Varje medlem i en grupp har en av tre roller. Rollen avgör vad du kan göra i gruppen.

Notera: Redaktörer kan bjuda in nya medlemmar till gruppen, men kan bara ge dem rollen Redaktör eller Medlem – att utse en ny Admin kräver Admin-behörighet.

Ordinarie medlemmar och reserver

Utöver rollen har varje medlem en medlemstyp: ordinarie eller reserv. Reserver är bra när gruppen har ett fast gäng men ibland behöver fylla luckor – till exempel en padelgrupp med tolv ordinarie spelare och några reserver som hoppar in när någon inte kan.

Bjuda in reserver till en aktivitet

• Öppna aktiviteten och välj Bjud in fler / reserver. Där ser du hur många platser som är lediga.
• Bocka i de reserver du vill bjuda in. De får en inbjudan via e-post och push-notis.
• Det är först till kvarn: bjuder du in fler reserver än det finns platser hamnar de som svarar sist på väntelistan.
• När du skapar en ny aktivitet visas reserverna i en egen lista. De är inte förvalda, men du kan bocka i dem direkt om du vill.

Notera: En ordinarie medlem som tackat nej eller inte svarat har ingen förtur. Har en reserv redan tagit den sista platsen hamnar den ordinarie medlemmen på väntelistan om hen ändrar sig.

Bokning och väntelista

När du bjuds in till en aktivitet svarar du antingen Ja eller Nej.

• Svarar du Ja och det finns lediga platser får du en bekräftad bokning direkt.
• Om aktiviteten är fullbokad hamnar du på väntelistan och ser din plats i kön.
• Avbokar någon framför dig i kön flyttas du upp automatiskt och får en bekräftelse via e-post.
• Väntelistan går i den ordning svaren kommer in – samma regler gäller för ordinarie medlemmar och reserver.
• Du kan avboka eller lämna väntelistan när som helst fram till aktivitetens start.

Aktiviteter utan platsbegränsning har ingen väntelista – alla som svarar Ja får en bekräftad plats direkt.

Betalning för aktiviteter

Kostar aktiviteten pengar – till exempel en padelbana eller greenfee – kan den som skapar aktiviteten lägga till en betalningslänk till en extern betaltjänst.

• Har aktiviteten en betalningslänk visas knappen Betala här för dig som har en bekräftad plats. Den öppnar betalsidan i en ny flik.
• Kryssrutan Jag har betalat bockas i automatiskt när du klickar på knappen, men du kan även bocka i eller ur den manuellt när som helst.
• Arrangören ser en sammanställning (t.ex. Betalat: 3/4) samt en liten sedel-ikon bredvid namnet på varje deltagare som har markerat att de betalat.
• Betalstatusen är självrapporterad – GruppBokad tar inte emot eller verifierar betalningar automatiskt, den externa länken sköter själva betalningen.

Engångsaktiviteter

Vill du snabbt samla ett gäng utan att skapa en hel grupp? Då är engångsaktiviteter rätt val.

• Du skapar aktiviteten direkt från dashboarden och bjuder in deltagare via e-post.
• Ingen grupp behöver skapas i förväg – appen hanterar det i bakgrunden.
• Du som skapar aktiviteten är automatiskt admin och kan bjuda in fler efteråt.
• Bokning och väntelista fungerar precis som för vanliga gruppaktiviteter.

Lägg till i din kalender

På aktivitetssidan hittar du knappen Lägg till i kalender. Där kan du välja:

• Google Calendar – öppnar Google Kalender med aktiviteten ifylld.
• Outlook – öppnar Outlook med aktiviteten ifylld.
• Apple / ICS-fil – laddar ner en .ics-fil som du kan importera i valfri kalenderapp.

Notiser

GruppBokad skickar notiser på två sätt:

• Push-notiser – visas direkt i webbläsaren när du bjuds in till en ny aktivitet. Du kan aktivera detta när webbläsaren frågar om tillåtelse.
• E-post – du får e-post när du bjuds in till en grupp eller aktivitet, när din bokning bekräftas, när du hamnar på väntelista (med din plats), när du flyttas upp från väntelistan, samt när en aktivitet ändras eller ställs in.